Arbeit und Business
Arbeitsanrufe aufzeichnen: wann es hilft, wie es richtig geht und was das Gesetz erwartet
Eine Aufnahme klärt, was in einem Anruf vereinbart wurde. Auf einer zweiten Nummer schalten Sie die Aufzeichnung pro Leitung ein, zeichnen jeden Teil eines Anrufs auf und behalten die Aufnahmen bei der Anrufliste. Es gelten Einwilligungsregeln.
Wer je ein Kundenbriefing am Telefon entgegengenommen hat, kennt die Lücke zwischen dem, was man gehört, und dem, was man aufgeschrieben hat. Angebote, Termine, die Schreibweise eines Namens, der genaue Umfang eines Auftrags: Eine Aufnahme klärt all das. Auf einer zweiten Nummer ist die Aufzeichnung eine Einstellung an der Leitung, was bedeutet, dass Ihre Arbeitsanrufe aufgezeichnet werden können, wenn Sie es wollen, und Ihre privaten Anrufe nie.
Wann sich Aufzeichnen lohnt
- Briefings und Anweisungen: alles, was Sie sonst mittippen würden, während der Kunde redet.
- Angebote und Vereinbarungen: was kalkuliert wurde, was enthalten war, wann es zugesagt wurde.
- Beschwerden und Streitfälle: eine genaue Wiedergabe dessen, was jede Seite gesagt hat.
- Interviews und Recherchegespräche: das Material selbst, zum späteren Transkribieren.
So funktioniert es auf einer zweiten Nummer
In Second Phone wird die Anrufaufzeichnung pro Nummer eingeschaltet, in den Einstellungen dieser Nummer. Ist sie an, zeigt jeder Anruf von oder zu dieser Nummer eine Taste Aufnehmen. Tippen Sie darauf, um zu starten; der Bildschirm zeigt „Aufnahme …“. Tippen Sie erneut, um zu pausieren und fortzusetzen, und stoppen Sie, wenn Sie haben, was Sie brauchen. Jeder Stopp speichert eine Aufnahme, sodass Sie nur den Teil eines Anrufs aufzeichnen können, der zählt, oder mehrere Teile als getrennte Dateien.
Aufnahmen stehen unter Zuletzt verwendet → Aufnahmen bei der Nummer, mit Gesprächspartner, Länge und Datum. Tippen zum Abspielen. Ein blauer Pfeil markiert Aufnahmen, die Sie auf diesem Gerät noch nicht abgespielt haben. Die vollständige Anleitung steht in Anruf aufzeichnen.
Weil die Einstellung pro Nummer gilt, ist eine Arbeitsleitung mit eingeschalteter Aufzeichnung und eine private Nummer mit ausgeschalteter die natürliche Anordnung: Nichts Privates wird je aufgezeichnet, weil die Taste schlicht nicht da ist.
Was das Gesetz erwartet
Die Regeln zur Aufzeichnung von Anrufen unterscheiden sich je nach Land, manchmal auch nach Bundesland oder Region, und sie sind nicht optional. Grob gesagt:
- Manche Orte erlauben die Aufzeichnung, wenn eine Partei des Anrufs (Sie) zustimmt.
- Andere verlangen die Zustimmung aller Parteien, was in der Praxis heißt, die andere Person zu Beginn zu informieren und nur weiterzumachen, wenn sie einverstanden ist.
- Geschäftliche Aufzeichnungen bringen oft zusätzliche Pflichten mit sich: Anrufer informieren, Aufnahmen sicher aufbewahren, sie löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden, und Anfragen auf Anhören oder Löschen nachkommen.
- Anrufe zwischen Personen in verschiedenen Ländern können beiden Regelwerken unterliegen.
Die sichere Gewohnheit ist die einfachste: Sagen Sie „Ich würde dieses Gespräch gern aufzeichnen, damit ich eine genaue Aufzeichnung habe; ist das in Ordnung?“ und zeichnen Sie nur auf, wenn die Person zustimmt. Nehmen Sie einen Satz zur Aufzeichnung in Ihre Geschäftsbedingungen auf, wenn Sie Kunden routinemäßig aufzeichnen. Second Phone gibt Ihnen das Werkzeug; die Verantwortung, es rechtmäßig zu nutzen, liegt bei Ihnen, und dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Aufnahmen nützlich halten
Benennen Sie Ihre Arbeitsnummer, damit Aufnahmen leicht zuzuordnen sind. Hören Sie sie bald nach dem Anruf ab und notieren Sie die wichtigsten Punkte, solange der Zusammenhang frisch ist. Löschen Sie Aufnahmen, die Sie nicht mehr brauchen, indem Sie auf ihnen nach links wischen, der Ordnung halber und weil das Aufbewahren von Aufnahmen über das Nötige hinaus an vielen Orten selbst ein Compliance-Problem ist.
Häufige Fragen
Hört die andere Person einen Piepton oder eine Ansage?
Second Phone fügt keine Ansage hinzu. Ob und wie Sie die andere Partei informieren, liegt in Ihrer Verantwortung nach den Regeln, die für Sie gelten; es zu Beginn des Anrufs zu sagen ist der klarste Weg.
Kann ich eingehende Anrufe genauso aufzeichnen wie ausgehende?
Ja. Die Aufnahmetaste erscheint bei jedem Anruf auf einer Nummer mit eingeschalteter Aufzeichnung, egal aus welcher Richtung der Anruf kam.
Wo werden Aufnahmen gespeichert?
Sie stehen bei der Anrufliste der Nummer unter Zuletzt verwendet → Aufnahmen und werden beim Abspielen auf Ihr Handy heruntergeladen. Wischen Sie nach links, um eine zu löschen.