Opptak av jobbsamtaler: når det hjelper, hvordan du gjør det riktig

Alle som har tatt imot en kundebrief på telefon, kjenner gapet mellom det du hørte og det du skrev ned. Tilbud, datoer, stavemåten på et navn, det nøyaktige omfanget av en jobb: et opptak avgjør alt sammen. På et ekstra nummer er opptak en innstilling på linjen, som betyr at jobbsamtalene dine kan tas opp når du velger det, og de private aldri.

Når opptak gjør nytte for seg

Briefer og instruksjoner: alt du ellers ville skrevet ned mens kunden snakker.
Tilbud og avtaler: hva som ble priset, hva som var inkludert, når det ble lovet.
Klager og uenigheter: en nøyaktig gjengivelse av hva hver side sa.
Intervjuer og research-samtaler: selve materialet, til å transkribere senere.

Slik fungerer det på et ekstra nummer

I Second Phone slås samtaleopptak på per nummer, i det nummerets innstillinger. Når det er på, viser hver samtale fra eller til det nummeret en ta opp-knapp. Trykk på den for å starte; skjermen viser «tar opp …». Trykk igjen for å pause og fortsette, og stopp når du har det du trenger. Hver stopp lagrer ett opptak, så du kan ta opp bare den delen av en samtale som betyr noe, eller flere deler som separate filer.

Opptakene listes under Nylig → Opptak for nummeret, med den andre parten, lengden og datoen. Trykk for å spille av. En blå pil markerer opptak du ikke har spilt av enda på denne enheten. Hele gjennomgangen finner du i Ta opp en samtale.

Fordi innstillingen er per nummer, er en jobblinje med opptak på og et privat nummer med opptak av det naturlige oppsettet: ingenting privat tas noen gang opp, fordi knappen ganske enkelt ikke er der.

Hva loven krever

Reglene for opptak av samtaler varierer fra land til land, og noen ganger fra delstat til delstat eller region til region, og de er ikke valgfrie. I grove trekk:

Noen steder tillater opptak hvis én part i samtalen (du) samtykker.
Andre krever at alle parter samtykker, som i praksis betyr å informere den andre i starten og bare fortsette hvis de godtar det.
Opptak i næringsvirksomhet medfører ofte ekstra plikter: å informere innringere, lagre opptak sikkert, slette dem når de ikke lenger trengs, og etterkomme forespørsler om å høre eller slette dem.
Samtaler mellom personer i forskjellige land kan være underlagt begge regelsett.

Den trygge vanen er den enkleste: si «Jeg vil gjerne ta opp denne samtalen så jeg har en nøyaktig oversikt; er det i orden?» og ta opp bare hvis de godtar det. Ta med en setning om opptak i vilkårene dine hvis du rutinemessig tar opp kundesamtaler. Second Phone gir deg verktøyet; ansvaret for å bruke det lovlig er ditt, og denne artikkelen er ikke juridisk rådgivning.

Hold opptakene nyttige

Gi jobbnummeret et navn, så opptakene er lette å plassere. Spill av og noter hovedpunktene kort tid etter samtalen, mens sammenhengen er fersk. Slett opptak du ikke lenger trenger ved å sveipe til venstre på dem, både for ryddighetens skyld og fordi å beholde opptak lenger enn nødvendig i seg selv er et regelverksproblem mange steder.

Vanlige spørsmål

Hører den andre et pip eller en beskjed?

Second Phone legger ikke til noen beskjed. Om og hvordan du informerer den andre parten, er ditt ansvar etter reglene som gjelder for deg; å si det i starten av samtalen er den tydeligste framgangsmåten.

Kan jeg ta opp innkommende samtaler i tillegg til utgående?

Ja. Ta opp-knappen vises i alle samtaler på et nummer som har opptak slått på, uansett hvilken retning samtalen kom fra.

Hvor lagres opptakene?

De listes sammen med nummerets anropshistorikk under Nylig → Opptak og lastes ned til telefonen din når du spiller dem av. Sveip til venstre for å slette ett.